adempimenti contabili amministratore condominio
Adempimenti contabili e amministrativi dell’amministratore di condominio
L’amministratore deve tenere e curare l’aggiornamento del registro di contabilità. In questo registro devono essere riepilogate tutte le operazioni di gestione economica-contabile del condominio entro trenta giorni dalla rispettiva operazione.
Il legislatore non detta un criterio a cui attenersi nella redazione del bilancio, se in termini di criterio di cassa o di competenza. Il primo consiste nel registrare i costi e i ricavi al momento in cui viene effettuato l’esborso, quando effettivamente viene sostenuta la spesa o incassato il credito dell’edificio. Il criterio di competenza si ha quando si procede a registrare le voci di entrata o di uscita nel periodo di competenza (di attribuzione), anche se questi non sono ancora stati sostenuti o incassati: il riferimento è, in generale, il momento della delibera in cui si approvano certi lavori.
Il rendiconto è il documento finale che viene redatto a chiusura dell’anno solare, in cui vi è la specifica indicazione della gestione contabile dell’anno di riferimento. Esso è quindi il riepilogo, per singola operazione, del registro di contabilità. Dal rendiconto devono risultare tutte le voci di entrata e di uscita relative alla gestione dell’edificio. In esso sono da indicare tutti i dati di natura patrimoniale, le eventuali riserve e gli eventuali fondi. E’ obbligatoria anche l’indicazione della nascita della voce, dovendo permettere la trasparente lettura dell’indicazione di tutti i dati. Queste indicazioni sono necessarie per permettere a ogni condomino di avere contezza immediata della integrale situazione economica dell’edificio in cui abita. La verifica contabile deve poter essere svolta in via immediata (Cass., 23 gennaio 2013, n. 1593).
L'amministratore di condominio, nella tenuta della contabilità e nella redazione del bilancio, non è obbligato al rispetto rigoroso delle regole formali vigenti per le imprese, essendo sufficiente che egli si attenga, nella tenuta della contabilità, a principi di ordine e di correttezza e che, nel redigere il bilancio, appronti un documento chiaro e intelligibile, con corretta appostazione delle voci dell'attivo e del passivo, che siano corrispondenti e congrue rispetto alla documentazione relativa alle entrate e alle uscite (Cass., 28 aprile 2005, n. 8877).
Tutte queste accortezze sono utili al fine di evitare una qualche confusione contabile, la cui ricorrenza potrebbe portare alla revoca per giusta causa dell’amministratore del palazzo. Deve trattarsi di effettiva confusione: “seppur in linea di principio il transito di somme dal conto condominiale a quello personale dell'amministratore possa, su un piano astratto, integrare una delle possibili forme di quella confusione fra patrimoni che la norma contestata mira a scongiurare, è pur sempre necessario - in una preferibile ottica sostanzialistica - verificare, caso per caso, se tale gestione "promiscua" dei conti sia avvenuta in modo occulto, in violazione, cioè, dei criteri codicistici che disciplinano la tenuta del conto corrente condominiale” (App. Torino 9 marzo 2020 n. 31).
L’amministratore, una volta redatto il bilancio, a fine esercizio solare, deve convocare l’assemblea per la sua approvazione entro centottanta giorni (Cass., 30 novembre 2017, n. 28764).
L’omissione -o il ritardo oltre questo termine- può comportare la revoca giudiziale dell'amministratore, siccome espressamente ritenuta "grave irregolarità".
Le delibere di approvazione tardiva dei rendiconti, eventualmente adottate nelle more del procedimento, non vanno a sanare l'inadempimento dell'amministratore che ha, tra i suoi precipui compiti, quello di rendere il conto della sua gestione (Cass., 30 novembre 2017, n. 28764).
I documenti di cui si compone il rendiconto sono costituiti dal registro di contabilità, dal riepilogo finanziario, dalla nota esplicativa della gestione (Trib. Torino, 4 luglio 2017, n. 3528).
Il registro di contabilità di per sé non può essere elemento costitutivo del rendiconto -nonostante l’espressione letterale del legislatore (art. 1130bis c.c.) ma piuttosto il presupposto economico- contabile da cui elaborare il bilancio. Come accennato, può anche essere tenuto con modalità informatizzate; in esso sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita (art. 1129, n. 7 c.c.).
Deve essere tenuto e aggiornato in modo preciso e puntuale, pena eventuale confusione contabile e conseguente ipotesi di revoca per giusta causa.
Il riepilogo finanziario e la nota esplicativa ricalcano i documenti del bilancio societario, anche se con contenuto e regole più blande. Essi devono permettere la lettura dell’operato del gestore dello stabile e della destinazione delle operazioni eseguite a favore e contro il condominio, fornendone la motivazione in tema di riporto delle singole voci. La nota esplicativa è per permettere di dare contezza dell’operato dell’amministratore e della gestione dell’esercizio solare, evidenziando quanto successo nel corso del mandato annuale e, se del caso, le difficoltà riscontrate nell’esecuzione del rapporto. I rapporti pendenti e le questioni in corso sono da evidenziare in questa nota quando, nonostante la chiusura dell’esercizio, proseguono nell’anno successivo. La loro specificazione serve a fornire i dati di continuità degli argomenti -e delle conseguenti voci di spesa/credito- che non sono terminati a rendiconto chiuso, essendo a cavallo di due o più esercizi solari.
Spetta al singolo condomino il diritto di chiedere all’amministratore di conoscere lo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso.
L’amministratore ha l’obbligo di rilasciarne l’attestazione (art. 1130 n. 9 c.c.).
Il diritto di consultazione di questi documenti è pieno e assoluto prima della riunione di condominio deputata a approvare il bilancio consuntivo: il libero accesso ai documenti contabili è necessario per esprimere la propria opinione in assemblea; fuori da questo periodo, il mandatario può rilevare che la richiesta -e la sua conseguente evasione- sono d’ostacolo allo svolgimento della sua attività, sempre che l’ostacolo sia effettivo, potendo con ciò non ottemperarvi nell’immediato (Cass., 29 novembre 2001, n. 15159).
La tenuta delle scritture e dei documenti giustificativi (nel senso di documenti contabili, in quanto giustificativi di spesa) è sancita per la durata di dieci anni dalla data della singola operazione di registrazione. Se nel corso dei dieci anni prescritti per la conservazione della documentazione del condominio vi è la sostituzione del mandatario dell’edificio, il nuovo amministratore può liberarsi di questi documenti allo scadere del termine decennale di cui ai singoli documenti ricevuti dal precedente amministratore. Se ad esempio l’amministratore uscente consegna al nuovo incaricato la ricevuta di una spesa eseguita a favore del condominio tre anni prima della cessazione dell’incarico, il nuovo mandatario deve conservare il documento per i successivi sette anni. Quanto detto è valido se il primo non ha l’obbligo di conservare i documenti in originale in ragione dello svolgimento dell’attività a livello professionale, secondo le normative specifiche del caso. L’obbligo della tenuta dei registri è in ragione dello svolgimento dell’attività, con struttura organizzata, in modo stabile e continuativo per più edifici (art. 19 del D.P.R. n. 600/1973, “Disposizioni comuni in materia di accertamento delle imposte sui redditi”). L’art. 19 del D.P.R. n. 600/1973, intitolato “Scritture contabili degli esercenti arti e professioni” così dispone: “Le persone fisiche che esercitano arti o professioni e le società o associazioni fra artisti e professionisti, di cui alle lett. e) ed f) dell’art. 13, devono annotare cronologicamente in un apposito registro le somme percepite sotto qualsiasi forma e denominazione nell’esercizio dell’arte o della professione, anche a titolo di partecipazione agli utili, indicando per ciascuna riscossione: a) il relativo importo, al lordo e al netto della parte che costituisce rimborso di spese diverse da quelle inerenti alla produzione del reddito eventualmente anticipate per conto del soggetto che ha effettuato il pagamento, e l’ammontare della ritenuta d’acconto subita; b) le generalità, il comune di residenza anagrafica e l’indirizzo del soggetto che ha effettuato il pagamento; c) gli estremi della fattura, parcella, nota o altro documento emesso. Nello stesso registro devono essere annotate cronologicamente, con le indicazioni di cui alle lettere b) e c), le spese inerenti all’esercizio dell’arte o professione delle quali si richiede la deduzione analitica ai sensi dell’art. 50 del D.P.R. 29 settembre 1973, n. 597. Deve essersi, inoltre annotato, entro il termine stabilito per la presentazione della dichiarazione, il valore dei beni per i quali si richiede la deduzione di quote di ammortamento ai sensi del detto articolo, raggruppati in categorie omogenee e distinti per anno di acquisizione”.
L’esonero dalla tenuta delle scritture contabili viene rilevata dalla mancata organizzazione di propri mezzi da parte dell’amministratore nell’esercizio del proprio mandato e dallo svolgimento di altre attività professionale. ”Per individuare quali amministratori di condominio sono soggetti all'obbligo di tenuta delle scritture contabili, penalmente sanzionato dall'art. 1 comma 6 l. n. 516 del 1982 per come modificato dalla l. n. 154 del 1991, occorre riferirsi non tanto alla disciplina dell'i.v.a. quanto al combinato disposto dagli art. 13 d.P.R. n. 600 del 1973 e 49d.P.R. n. 597 del 1973. Dopo la formulazione innovativa dell'art. 49 del Tuir l'amministratore di condomini non è considerato esercente una professione, e quindi non è soggetto nè all'i.v.a. nè all'obbligo di tenere i registri contabili, solo se non esercita altra attività professionale e se amministra un determinato condominio senza impiego di mezzi organizzati.” (Cass. pen., 10 marzo 1999, n. 5056).
L’amministratore dell’edificio può essere dipendente del condominio e lavorare per esso in modo non continuativo e non prevalente. In questa fattispecie, non è obbligato alla tenuta delle scritture contabili ma solo a annotare le operazioni compiute per lo stabile nei registri Iva: l'art. 19 del D.P.R. n. 600/1973 secondo cui le persone fisiche che esercitano arti e professioni devono annotare cronologicamente in un apposito registro le somme percepite sotto qualsiasi forma e denominazione nell'esercizio dell'attività, non è applicabile a chi - lavoratore dipendente - eserciti in via non continuativa e non prevalente l'attività di amministratore di condominio, essendo sufficiente l'annotazione delle fatture emesse e degli acquisti riferiti all'attività nei registri Iva che ben possono sostituire il registro cronologico in considerazione della limitata attività esercitata. (Commiss. Trib. Reg. Lazio Roma, 20 giugno 2007, n. 216). Al fine di accertare l'obbligo di tenuta dei registri i.v.a. da parte di un amministratore di condominio (la cui violazione è sanzionata dall'art. 1 comma 6 d.l. n. 429 del 1982), non è sufficiente la mera circostanza che lo stesso svolge la sua attività a favore di una pluralità di condomini a meno che essa non sia tale da rendere imprescindibile una certa struttura organizzativa. (Cass. pen., 21 aprile 1998, n. 6308). Se ha un dipendente (ad esempio, il portiere), il condominio ha l’obbligo della tenuta del libro unico del lavoro (art. 39 della legge 8 agosto 2008, n. 133), per coloro che sono alle dipendenze dell’edificio. In questo libro vanno annotati, oltre la qualifica e al livello, la retribuzione base, l’anzianità di servizio, le posizioni assicurative, ogni somma di danaro o in natura corrisposta, compresi i rimborsi spese, le trattenute, le detrazioni fiscali, i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare, le prestazioni ricevute da istituti previdenziali. Sul medesimo va riportato il calendario delle presenze, con l’indicazione del numero di ore di lavoro effettuate, delle ore di straordinario, le eventuali assenze, anche non retribuite, ferie e i riposi. Il condominio è datore di lavoro a tutti gli effetti.
Avv. Anna Nicola
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Categoria: Studi Legali
Anna Nicola
